home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Precision Software Appli…tions Silver Collection 4 / Precision Software Applications Silver Collection Volume 4 (1993).iso / database / flexbase.exe / CHAP8.TXT < prev    next >
Text File  |  1987-07-11  |  8KB  |  99 lines
  1. SORTING AN INDEXED DATABASE                                                
  2.                                                                            
  3. This chapter describes how to sort (physically reorder) the data in the    
  4. database using the FBS module.                                             
  5.                                                                            
  6.     Flexbase uses key files to maintain an ascending/descending order of   
  7. the records in the database.  As records are added to the database, they   
  8. are appended to the end of the database file.  This means that the physical
  9. order of the records in the database follows the order that the records    
  10. were entered.                                                              
  11.                                                                            
  12.     As each record is entered, the key fields are added to their respective
  13. key files along with a pointer that identifies the position of the record  
  14. in the database.  This allows you to access the records in an ascending or 
  15. descending order using the previous and next (F7 and F8) keys.             
  16.                                                                            
  17.     When printing a report, using the Flexbase report generation system,   
  18. you are allowed to specify which key field in the database you would like  
  19. to order the display of records in the report.  Or, you can elect to print 
  20. the records based on their physical order in the database (unsorted).      
  21.                                                                            
  22.     For reports that use only one key field (or none) to order the display 
  23. of the report, the current physical record order of the database does not  
  24. have to be altered.  Each record can be obtained in the proper order using 
  25. the record pointers in the key file.                                       
  26.                                                                            
  27.     When the need arises to print a report with the order based on several 
  28. key fields, with each key field printed in either ascending or descending  
  29. order, the Flexbase Sort module must be executed.  The Sort module (FBS)   
  30. allows you to physically reorder the records in the database so that the   
  31. desired result can be obtained when the report is printed.                 
  32.                                                                            
  33.     As an example, if you maintained a database that consisted of client   
  34. names, addresses, phone numbers, etc., you may desire to print a report    
  35. which displays the records in the following order:                         
  36.                                                                            
  37.               1. Zip Code (ascending)                                      
  38.               2. City     (ascending)                                      
  39.               3. Name     (ascending)                                      
  40.                                                                            
  41.     When the report is printed, the zip codes would be displayed in        
  42. ascending order.  Within each zip code, an ascending list of cities would  
  43. be displayed and within each city, an ascending list of names would be     
  44. displayed.                                                                 
  45.                                                                            
  46.                                                                            
  47.     You can sort the records in the database on as many key fields as you  
  48. desire.                                                                    
  49.                                                                            
  50.                                                                            
  51.                                                                            
  52. EXECUTING FBS                                                              
  53.                                                                            
  54.     If you are using a two diskette system, place the Flexbase System      
  55. diskette (Number 2), into drive A and the diskette with the database to be 
  56. sorted into drive B.  At the DOS command line type FBS and press Enter.    
  57.                                                                            
  58.     When the Sort screen appears, the cursor will be positioned within the 
  59. filename box at the bottom of the screen, waiting for you to input the name
  60. of the database to be sorted.  Enter the name of the database and press    
  61. Enter.  Two diskette system users must prefix the name of the database with
  62. the drive identifier B:.  If the file exist, the Sort table will be loaded 
  63. with the names of each key field in the database.  Use the cursor control  
  64. keys to locate the desired key field and then specify the desired sort     
  65. level or display order.                                                    
  66.                                                                            
  67.     The sort level is a number in the range from one (1) to the maximum    
  68. number of key fields used in this database.  If you enter a number outside 
  69. of the allowable range, the number will be changed to the first available  
  70. level.  As in the example above, the zip code field would be level 1, the  
  71. city field would be assigned level 2 and the name field would be level 3.  
  72. As each level is entered for the desired key field, the default order is   
  73. set to A for ascending.  This can be changed by moving the reverse video   
  74. cursor to the order column, locating the desired field and typing D for    
  75. descending.                                                                
  76.                                                                            
  77.     Previously existing sort levels and orders can be deleted from the     
  78. Sort table by moving the reverse video cursor to the desired position in   
  79. the table and pressing the Del key.  As a sort level or order is deleted   
  80. from the table, the remaining levels are renumbered automatically.         
  81.                                                                            
  82.     When you have completed entering the desired information into the Sort 
  83. table, press the F9 function key to begin the sorting process.  The time   
  84. required to sort the database depends on the size of the database, the     
  85. number of key fields entered into the Sort table, and the execution speed  
  86. of your computer.                                                          
  87.                                                                            
  88.     When printing a report with a newly sorted database, do not set a sort 
  89. order with the F2-S-S option within the report generation system.  Since   
  90. you have just positioned the records in the database to the desired order, 
  91. setting a sort condition inside of the report generation system may alter  
  92. the desired display.  A newly sorted database can be printed using the     
  93. F2-S-S option if the desired display is based on the ascending or          
  94. descending order of only one key field.                                    
  95.                                                                            
  96.     As new records are added to the database, this module will have to be  
  97. executed to physically reorder the database prior to printing another      
  98. multi-level report, if desired.                                            
  99.